Wanneer kopie paspoort werknemer maken

Naast uw eigen personeel heeft u misschien ook wel ingehuurd personeel in dienst, zoals uitzendkrachten, payrollers of schoonmakers van CleanPerfect Amsterdam. In het verleden heeft de Belastingdienst inleners en aannemers altijd geadviseerd om kopieën te maken van de paspoorten / identiteitskaarten van dit soort personeel. Wie een werknemer in dienst neemt, moet namelijk voor hem/haar een dossier aanmaken, met daarin allerlei gegevens over de organisatie en de persoon in kwestie. De werkgever zorgt ervoor dat het dossier alleen toegankelijk is voor diegenen die daartoe wettelijk het recht hebben. Dat staat in de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp).

Met ingang van 25 mei 2018 verandert deze verplichting rond het kopiëren van een paspoort van uw medewerkers. Let op, want vanaf dit moment liggen er hoge boetes op de loer, voor organisaties die hun beleid niet aanpassen. In dit blog nemen wij graag de nieuwste ontwikkelingen met u door en wat dit zal betekenen voor een mogelijke indiensttreding van CleanPerfect Amsterdam schoonmaakpersoneel binnen uw organisatie.

Kopie van een werknemer’s paspoort maken, hoe zat dat ook alweer?

In Nederland is het wettelijk verplicht om je vanaf je 14e levensjaar te kunnen identificeren als daarnaar gevraagd wordt door een bevoegde instantie. Het is ook altijd wettelijk verplicht geweest om persoonsdossiers van uw personeelsleden te bewaren, met daarin o.a. een kopie van het paspoort of ander identiteitsbewijs. Deze verplichting staat in de Wet op de Loonbelasting. De werkgever moet van iedere werknemer een kopie van een identiteitsbewijs maken op het moment dat de werknemer in dienst treedt. Het identiteitsbewijs moet geldig zijn op het moment van kopiëren. Als dat identiteitsbewijs verloopt, hoeft de werkgever geen nieuwe kopie te maken.

De kopieën moet de werkgever bijvoorbeeld verplicht kunnen laten zien als de Inspectie SZW bij een controle op de werkvloer daarom vraagt. De werkgever moet deze kopie ten minste tot 5 jaar na het einde van het dienstverband bewaren.

Dit verandert echter vanaf 25 mei 2018. U zal nog steeds wettelijk verplicht worden om een kopie paspoort te maken van uw eigen personeel, maar niet meer van een gedetacheerde medewerker, uitzendkracht, payroller of ZZPer. U zal straks zelfs hard gestraft worden wanneer u een kopie paspoort van ingeleend personeel bewaard.

Wat verandert er voor de indiensttreding van ingeleend personeel, zoals schoonmakers?

Laten we het gemakkelijk houden en de situatie schetsen indien u schoonmakers van CleanPerfect Amsterdam wilt inhuren. Ondanks dat de nieuwe Algemene Verordering Gegevensbescherming (AVG) u straks zal weerhouden van het maken van een kopie paspoort van uw personeel, blijft u toch verplicht om de identiteit van de ingehuurd schoonmakers te tonen aan de belastingdienst. Met de nieuwe AVG wet bent u straks alleen nog maar verplicht om een kopie paspoort van uw eigen personeel te bewaren. Heeft u ook ingehuurd personeel in dienst, zoals schoonmakers van CleanPerfect Amsterdam? Dan moet u als inlener het identiteitsbewijs van de schoonmaker(s) controleren en een aantal gegevens overnemen, zoals o.a. het BS-nummer. Let wel, het gaat hier alleen om overnemen en niet om kopiëren.

Net als u zullen wij bij CleanPerfect Amsterdam straks kopieën van de paspoorten van onze medewerkers bewaren. U als opdrachtgever van CleanPerfect Amsterdam mag GEEN kopie paspoort / identiteitsbewijs van onze schoonmaakmedewerkers maken en bewaren. U mag/moet alleen het identiteitsbewijs controleren en een aantal gegevens overnemen.

De voordelen van de nieuwe Algemene Verordering Gegevensbescherming

De Autoriteit Persoonsgegevens houdt toezicht op de naleving van deze wet. Vanaf 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming van toepassing. Vanaf dat moment geldt de Wbp niet meer. De bovenstaande informatie over het al dan niet verplicht zijn tot het hebben van een kopie van het identiteitsbewijs van de werknemer blijft gelden. Wel worden de privacyrechten van een ieder versterkt en uitgebreid, om de kans op identiteitsfraude te minimaliseren.

De nieuwe Algemene Verordering Gegevensbescherming:

• regelt en versterkt de privacyrechten van alle werknemers; 
• legt meer verantwoordelijkheden bij organisaties; 
• geeft toezichthouders op de privacy in de hele Europese Unie dezelfde stevige bevoegdheden, onder meer om boetes op te leggen die tot wel miljoenen euro’s kunnen oplopen.

Neem contact op met CleanPerfect Amsterdam voor vragen of opmerkingen

Huurt u schoonmaakpersoneel van CleanPerfect Amsterdam en heeft u nog vragen of opmerkingen aan de hand van dit blog? U kunt natuurlijk altijd contact opnemen met ons. Wij staan u graag te woord om de indiensttreding van ons personeel zo eenvoudig mogelijk te laten verlopen.